舉行會議必須要印刷一些宣傳品及會議資料，用來告知會議的訊息以及會議期間提供與會者開會所需的相關(guān)資料之用，甚至也可以在會后留存建檔參考使用。
會議資料
一、印刷項目
1．會前：
(1)大會專用信封、信紙。
(2)宣傳品--海報、會議通知、報名表。
2.會期間：
(1)大會節(jié)目手冊。
(2)其他：名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。
(3)論文摘要集／與會者名冊。
依照會議規(guī)模及大會預(yù)算，以上有些項目可調(diào)整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費(fèi)可以不用印制信封信紙；但如果籌備時間很長而經(jīng)費(fèi)足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強(qiáng)宣傳。
二、會前使用的印刷品
會前的準(zhǔn)備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。
1.信封、信紙
先請一家合作良好的印刷設(shè)計公司設(shè)計符合大會主題的CIS(含大會logo、字體、色系等)，依照這個大會識別系統(tǒng)(CIS)去延伸設(shè)計其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個CIS，加強(qiáng)與會人員印象。接著，就可以設(shè)計大會信封／信紙，當(dāng)然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡(luò)相關(guān)事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發(fā)會議通知也必須使用信封。更好設(shè)計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。
2.宣傳品
需要印刷的宣傳品包括：
a．海報。
b.會議通知(宣傳小冊)。
三、印刷設(shè)計與制作
1.封面(海報、會議通知)
a.會議名稱、1ogo。
b．日期和地點(diǎn)。
c．主辦單位--由誰主辦。
d．摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。
e．大會標(biāo)語。
2.內(nèi)容(會議通知)
詳述會議內(nèi)容，特別強(qiáng)調(diào)重要的演講人及講題，并對講員和講題詳細(xì)介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：
a．時間、日期和地點(diǎn)。
b．會議名稱。
c．主辦單位及協(xié)辦單位，或指導(dǎo)單位。
d．大會籌備委員會名單及秘書處。
e．主題。
f．會議主人邀請函。
g．誰應(yīng)該參加和為什么。
h．暫定會議日程表。
i．演講人名字、職稱。
j．會場簡介。
k．報名費(fèi)用(包括內(nèi)容)。
l．報名表。
m．住宿資料。
n．眷屬活動和相關(guān)旅游資料。
o．特別活動。
p．教育學(xué)分。
三、印刷設(shè)計與制作
3.設(shè)計大會宣傳小冊(會議通知)
設(shè)計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。
內(nèi)容
a.將重要訊息放在封面。
b．宣傳(廣告)時要有一致性，以這個主題為主。
c．封面利用單一圖樣。
d．摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。
e．在照片下要說明。
f．避免陳詞濫調(diào)。
g．加強(qiáng)重點(diǎn)。
h．以照片來代替圖案。
i．不要耍花招。
j．使大會宣傳小冊看起來有價值感。
k．在質(zhì)量上要好。
l．誠實以告。
m．用信封郵寄大會宣傳小冊。
n．提供報名方法。
o．確定參加者對象及目標(biāo)。
p.利用封面引起興趣并著手行動。
q.讓有意愿與會的人參與。
r.人性化，引發(fā)興趣。
s.利用別人推薦來增加可信度。
三、印刷設(shè)計與制作
3.設(shè)計大會宣傳小冊(會議通知)
列出優(yōu)點(diǎn)
a.將活動名稱寫正確，如果可能，讓主題可以-看就獲益。
b.利用副標(biāo)題加強(qiáng)效果，這個建議很重要，特別是當(dāng)你每年年會或活動名稱都相同時。
c.例舉參加會議的優(yōu)點(diǎn)。
d.建議參加會議的人簡述工作范圍和個人經(jīng)驗，讓別人知道哪些人參加會議獲益更大。
e.在大會宣傳小冊中，25％~30％描述大會內(nèi)容，如果會議在更近舉行，不要害怕重復(fù)使用字句。
f.包括演講者資料，盡可能讓閱讀的人了解演講者。
g.利用過去與會者的推薦，讓人感覺可從會議中獲益。
h.利用現(xiàn)在式第二人稱，用肯定句，不要寫不確定的字眼。
會議資料托運(yùn)：
a.會議主辦方需要提前2天運(yùn)到前昆明
b.可以由我們時代亞盟收貨，并由我們轉(zhuǎn)運(yùn)到酒店，所發(fā)生的運(yùn)費(fèi)由會務(wù)組承擔(dān)
c.會務(wù)組發(fā)貨后，需將發(fā)貨單傳真給我們，確認(rèn)收貨人的電話和身份證
d.特殊情況請詳盡告之
e.會務(wù)組到酒店后，查收托運(yùn)資料