為保證會議的成功，會前必須做好充分的準(zhǔn)備。會議順利與否，關(guān)鍵在于會前的精心策劃。會議的準(zhǔn)備工作一般包括會議的發(fā)起、會議召開的時間和地點的選擇、會議的邀請，以及會議議程的擬定、會議文件的準(zhǔn)備和有關(guān)的技術(shù)性問題（如與會各國代表團的座次安排、會議名稱的使用等等）。周密的準(zhǔn)備工作可為會議的成功奠定良好的基礎(chǔ)。
     從某種意義上說，會議的發(fā)起就是會議的醞釀過程。有關(guān)發(fā)起國家常常通過適當(dāng)?shù)耐饨煌緩?，事先同其他國家、特別是有關(guān)主要國家就擬議中的會議交換意見，聽取建議，以便對會議的召開達(dá)成一致或諒解。會議的議程、開會的地點、時間、參加的國家等常常是各國討論、磋商的主要問題。

     1、制定請示報告
     我市有關(guān)單位如要與外國有關(guān)機構(gòu)聯(lián)合舉辦國際會議或國際研討會、講習(xí)班等等，一般應(yīng)在與外國有關(guān)單位醞釀會議的目的、內(nèi)容、時間、地點并達(dá)成初步意向之后，但還未做出口頭或書面承諾以前，提前半年以上申請有關(guān)報批手續(xù)（如舉辦意識形態(tài)方面的國際學(xué)術(shù)研討會，會議的內(nèi)容要慎重考慮）。主辦單位要向自己的上級主管部門寫請示報告。請示報告中要有如下內(nèi)容：

     要說明舉辦會議的起因、目的、內(nèi)容、時間、地點；會議的有關(guān)費用來源情況；主辦單位與國內(nèi)外有關(guān)單位初步達(dá)成了什么口頭意向；擬邀請什么國家或國內(nèi)外什么代表或?qū)W者參加會議；會議擬用的中英文名稱作為會議名稱以及擬用何種語言為會議語言；出席會議的代表須何時提供什么樣的論文；會議的初步議程；會議的禮賓安排；會議中可能會出現(xiàn)的外交或政治上的敏感問題，如有的會議出席者是來自非建交國家的等等。一般來說，在我市主辦國際會議，不邀請非建交國家參加，對非建交國家學(xué)者申請參加我市發(fā)起的國際會議，主辦單位應(yīng)予以婉拒。如確有必要與會，主辦單位要報市外辦經(jīng)省外辦報外交部審批。主辦單位要在請示報告中附上單位的通訊地址、電話和傳真號碼、以及聯(lián)系人等等。請示報告須逐級報主管部門并經(jīng)市外辦和省外辦審核后報省政府審批，任何單位不能越級報批。如需報中央或國務(wù)院各主管部門或歸口部門審批的，經(jīng)省委或省府同意后，由省直主管部門或省外辦直接上報中央相應(yīng)部門審批。待有關(guān)上級部門同意后，才能向國內(nèi)外代表發(fā)出邀請以及著手會議各項準(zhǔn)備工作。

     如果這個國際會議是由中央或省有關(guān)部門主辦，而會議地點選在我市，要求我市有關(guān)單位承辦國際會議，那么應(yīng)根據(jù)上級有關(guān)部門的要求做籌備工作。如果承辦此會議的經(jīng)費需從市財政撥?？畹摹⒒蛐枰蓄I(lǐng)導(dǎo)參加會議或在會議上發(fā)言的、或需要市領(lǐng)導(dǎo)兼會議籌備委員會的某項職務(wù)的，承辦單位都要事先以文字形式向市政府報告或請示。

     2、成立籌備會議的工作班子成立籌備會議的組織委員會，選定有關(guān)負(fù)責(zé)人任委員會主任或委員，委員會下面根據(jù)實際工作需要設(shè)立幾個有關(guān)工作小組。

     3、會議的邀請

     邀請一般由會議主辦國發(fā)出，有時由非主辦國發(fā)出。在發(fā)出邀請信之時，應(yīng)附有一份擬議中的會議程序規(guī)則草案、會議議程和日程草案、會議注冊表、簡單的交通圖、并說明對參加會議的要求（如是否要交會費、何時交，論文要何時寄到主辦單位，會議代表擬下榻何賓館，何時報到，在何日之前答復(fù)主辦單位是否要參加會議等等）。邀請信要闡明舉辦會議的目的和希望取得的結(jié)果。邀請信一般要在會前4個月發(fā)出。發(fā)邀請的范圍原則上要按會議組織原商定好的、我國有關(guān)部門批準(zhǔn)的范圍，不要隨意增加，的確需要增加的也須經(jīng)有關(guān)上級部門批準(zhǔn)后方能增加。

     4、擬定接待計劃

     各項籌備工作基本就緒后，主辦單位或者是中央、省有關(guān)部門主辦而由我市承辦的單位要做的事情就是制定接待計劃報有關(guān)部門審批，然后發(fā)送給有關(guān)單位。接待計劃要說明會議的基本情況、接待方針、禮賓規(guī)格及各項活動安排。計劃內(nèi)容包括對國內(nèi)外會議代表的迎送，市領(lǐng)導(dǎo)會見宴請，會議議程（尤其是開幕式和閉幕式的議程），會議代表的食宿行安排，會外參觀活動安排，安全警衛(wèi)，新聞報道，聯(lián)檢禮遇，費用開支來源等。上述各項要在接待計劃中說明清楚，并附上會議議程、開幕式議程、閉幕式議程及會議代表名單。

     5、召開協(xié)調(diào)通氣會

     如果會議規(guī)模比較大，參加會議的人多，需要有關(guān)的部門配合協(xié)調(diào)，主辦單位則應(yīng)召集與本會議有關(guān)的單位（如學(xué)術(shù)部門、聯(lián)檢部門、服務(wù)部門、交通部門、公安警衛(wèi)部門等）開會，通報籌辦此會議的有關(guān)情況及討論需要各有關(guān)單位相互協(xié)調(diào)的事情。